辦公文件收發細則

      

一、目的：提高文件處理的規范化，并能存儲電腦以作備查，為將來企業、領導做出決策時提供重要依據。 
二、范圍：工程系統的打印及辦公文件的控制。 
三、職責：負責工程系統文件、合同打印存儲工作以及辦公文件收發、保存、管理工作。 
四、    質量：使文件的打印及時、準確、美觀，使辦公文件的收發在 
第一時間送至主辦人手中。 
五、    程序： 
1、    打?。汗こ處熢趯懲旮寮蟾缴弦?nbsp;  張發文處理單（見附頁），交由上級領導審批，領導如有意見直接在原稿上進行修改，如同意則簽字認可，再由工程師交由打字員打印。打字員按日期進行編號，按工種進行分類打印完畢后，先進行校對，再交擬稿人進行核對，正確無誤由工程師簽收認可，原稿存檔。（特急項目特殊處理） 
2、    文件的發放：有兩種主要形式e-m ail和fax。 
a.e-mail適用于公司內部文件，在打印校對后，先發至本部門最高層領導和相關經理，等待領導的信息反饋，如同意再向其他部門的相關領導和人員發送。 
b.fax適用于外部文件和急件，由工程師們確認后直接向外發放。 
3、    標準工作程序文件管理：監督文  件發放到應發放人手中，并加蓋“受控”章，收件人簽收后，文件編制人負責把簽收單返回孫穎處存檔。如所發放的文件需修改后再次發放給原文件執有人，務必做到以一換一，以舊換新，并做好簽收工作，原文件交孫穎處立即進行銷毀。 
4、    文件的接收：來文先按日期進行登   記編號，附來文處理單（見附頁）交主辦人簽收，必要時工程師在簽署處理情況后原件返回存檔備查。 
六、    本程序文件應發放到工程、預算全體人員。 

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